Wat maatwerk software echt kost (en waarom offertes zo uiteenlopen)

Bijna elke ondernemer die maatwerk laat bouwen vraagt drie offertes op en schrikt van de spreiding. Dat verschil is bijna nooit een indicatie van kwaliteit. Het is een indicatie dat de drie partijen een verschillende vraag hebben beantwoord.

Wat de prijs bepaalt

• Het aantal schermen waar iets ingewikkelds gebeurt, niet het totaal aantal schermen
• Of er koppelingen met andere systemen zijn, en of die systemen fatsoenlijke documentatie hebben
• Of er verschillende soorten gebruikers zijn met verschillende rechten
• Of er geld doorheen gaat
• Of er data uit een oud systeem mee moet, en in wat voor staat die data is

Dat laatste punt is de stilste kostenpost van allemaal. “We hebben nog wat gegevens in Excel” betekent in de praktijk drie bestanden met verschillende kolomnamen, dubbele klanten en datums in vier notaties.

Wat de prijs niet bepaalt

Het aantal pagina's. Een applicatie met veertig schermen die allemaal een lijst en een formulier zijn, is goedkoper dan vijf schermen met een rekenmodule, een planning en een goedkeuringsstroom erin. Wie op paginaprijs offreert, heeft niet naar je proces gekeken.

Waarom die lage offerte gevaarlijk is

€ 8.000 voor iets waar een ander € 40.000 voor rekent betekent zelden dat de eerste efficiënter werkt. Meestal betekent het dat die partij de helft van de vraag niet gezien heeft, of dat het meerwerk zo begroot is dat je er tijdens het project alsnog komt. Je merkt het pas bij oplevering, als het budget op is en de helft werkt.

De duurste software is niet de duurste offerte. Het is het project dat halverwege stilvalt.

Hoe je die spreiding wegneemt

Door niet op basis van een beschrijving te laten offreren. Als drie partijen dezelfde uitgeschreven scope, hetzelfde datamodel en dezelfde schermen voor zich hebben, liggen hun prijzen ineens dicht bij elkaar. Daarom begin ik met een betaalde verkenning: die vijf dagen leveren precies dat document op, en daarna is de prijs vast in plaats van een schatting.

En daarna?

Reken erop dat de bouwprijs niet je enige kostenpost is. Hosting, domein en onderhoud lopen door. Bij mij is dat een vast bedrag per maand voor updates, back-ups, monitoring en kleine wijzigingen. Wat je vooral wilt voorkomen is een jaarlijkse licentie op je eigen software: de code hoort van jou te zijn.